Зачем нужны системы учета в организации
О чем статья? В этой статье я расскажу, для чего нужны системы учета в организациях, какие системы учета бывают, что учитывают и почему их наличие является одним из важных факторов развития организации.
Предпосылки для появления систем учета
Давайте копнем в историю современного бизнеса. Независимо от того, с чего начинался бизнес (хоть с разработки бизнес плана и стратегии развития, хоть с посиделок на кухни компании старых друзей за бутылкой крепкого напитка) — бизнес к чему-то должен прийти. И если в самом начале ясно, что в бизнес надо вкладывать деньги, зарабатывать и что-то записывать excel, чтобы не потерять клиентов, то со временем бизнес разрастается и расползается вширь. Если за ним не следить, это чревато потерей большого количества времени, потенциальных клиентов и неразберихой внутри компании.
Если вы руководитель бизнеса, вы понимаете, о чем я толкую – сотрудники почти всегда будут видеть в вас босса, который дает указания. Если вы не даете указаний, то бизнес может никуда и не двигаться. А чтобы давать указания и инструкции, нужно понимать, какие они. А чтобы понимать, какие они, вам нужно четко прописывать каждый шаг своего дела. В России это, зачастую, не вариант – этим руководителю заниматься некогда (а, ой, как надо!). Плюс надо учесть, что в российской психологии предприниматель-бизнесмен старается все делать сам и редко помышляет делегировать часть вопросов помощникам.
Тогда на помощь приходят компьютерные программы, которые ведут учет деятельности организации для того, чтобы руководитель понял, что именно в компании происходит. И можно уже и инструкции написать и указания грамотно раздать — было бы желание!
Виды учета в компании - какие они бывают
Теперь давайте от истории перейдем к более насущным вопросам – что есть учет и какой он может быть лично у вас. Да не побьют меня изобретатели колёс, если я скажу, что любой учет уже давно известен вдоль и поперёк. А что, спросите вы, можно учитывать в компании?
Разберем это на простых примерах. Так, если говорить упрощенно, то всё то, что приходит к вам в кассу – это приходы. А всё, что уходит из кассы – это расходы. Разница между ними и есть прибыль, маржа или как её там. Приход можно условно называть валом. Хотя лично я приходом называю сумму оплаченных клиентами счетов за период (если вы работает по безналичному расчету) или сумму чеков (если вы работаете по наличному расчёту). С расходами сложнее, так как они содержат в себе категории – постоянные расходы компании, расходы по счетам (то, что вкладываете в сделки, как расход по ней), уплату налогов и гонорары сотрудников. Иногда в расходы надо учесть вложения на будущее. Тратить их потом на корпоративы, 13-ю зарплату лучшим сотрудникам или новые виды рекламы – это уж вы сами решайте. Такой учет по сути является учётом финансов (приходы, расходы) в разрезе периодов (дня, месяца, года), сотрудников и других показателей.
Разумеется, учёт финансов — это лишь часть бизнеса. Есть еще учёт заказов (сделок, проектов). В заказах есть участники, приходные и расходные части, работы и события, списание товаров, перемещения денег под учёт и т.д. Если есть заказы и производство, то мы говорим уже об учёте позаказного производства. Если есть кадры, тогда нужны данные по начислению и выдаче заработной платы. Это называется кадровым учетом.
Таким образом, есть различные виды учёта в организации — управленческий, кадровый, бухгалтерский, налоговый и т.д. Самым важным является управленческий учёт, так как именно с него компания получается прибыль.
Извлечение данных и показатели отчетности
Извлечение данных. Теперь вопрос самый актуальный – как получить данные по всем приходам и расходам за определенный период? Ответ простой – начать вести учет деятельности и взаимоотношений с клиентами. Отношения с клиентами ведутся в классе программ, которые называются CRM. CRM – это система, управляющая деловыми отношениями с нашими клиентами. Если мы добавим в программу функционал ведения учета ваших доходов, расходов, списаний, прибылей и добавим туда графики, чтобы руководитель мог их прочесть и понять, то это программа будет иметь класс ERP системы. ERP система – это программа учета и планирования ресурсов компании. И помним о том, что ресурсы компании – это не только деньги, но и персонал.
Теперь у Вас складывается картинка, зачем нужен учет в компании? Если нет, то добавлю, что в CRM и ERP программах часто есть календари, которые отвечают за события с клиентами, работы со сделками по ним и этапами самих сделок. Так, учет событий ваших менеджеров по продажам позволяет вам понять, какие менеджеры результативны. То есть, кто из вашего отдела продаж приносит большего всего прибыли в вашу копилку. Календарь по учету работ (например, мы берем проекты или выполняемые работы) позволит вам понять, кто из технического персонала наиболее надежен, как исполнитель. Ну что, стало интересно? Что, опять нет? Ну, хорошо, тогда давайте я вам вот что расскажу….
Методология
Есть такое понятие, как методология. Все мы как-нибудь, да учились в институтах, и высшее образование как-нибудь, да получали. Так вот, в любом институте первые три годы вы проходите базовые предметы, а только потом углубляетесь в специализацию своего дела, а не наоборот. Почему так? Да потому что если вы понимаете суть вопроса, разобраться с деталями не составит труда. Суть вопроса изучается на первых курсах, детали – на последних. Возьмем программиста, который создает сайты. Например, вам надо разместить на вашем сайте хитрый калькулятор, который что-то там такое хитрое будет считать. Если программист практик без образования, то он может вам сделать калькулятор, который делает для многих сайтов. У него есть практика штамповки похожих друг на друга калькуляторов. А теперь предположим, что на вашем сайте программист сделал калькулятор, он работает – все хорошо, а через полгода вам потребовалось что-то поменять в нем и программист вам заявляет, что для этого надо переписывать весь сайт. Почему так? Да просто потому, что изначально никто не знал, что ваши «хотелки» вырастут до уровня, когда вам нужно будет считать на калькуляторе более сложные вещи, чем таблицу умножения.
Можно ли это было предвидеть в самом начале? И да, и нет! Да, потому что если бы программист владел навыками методологии и понимал бы суть предмета, он бы заложил возможность расширения функционала калькулятора без переписки всего сайта при усложнении вашего бизнеса, в самом начале. Нет, потому что он не знал, что так надо сделать или не сталкивался с этим ранее.
К чему я это и причем тут методология? К тому, что методология изначально закладывается в планирование вашего бизнеса, как инструмент, который позволит избежать его переделки в дальнейшем, когда он уже набрал обороты. Но так как многие из бизнесменов открывают бизнес не потому, что знают о нём всё, а потому что хотят больше свободы, денег, власти, возможности заниматься любимым делом и отдыхать больше, то о самой структуре и последствиях расширения бизнеса мало кто думает изначально. И, пожалуй, чуть ли не единственным доступным инструментом для анализа текущего состояния дел может выступать именно CRM (ERP) система. А это уже реально неплохой шанс понять, как идут дела в бизнесе сейчас и что можно улучшить в нём, чтобы не только не потерять, но и приобрести!
Резюме по статье о том, зачем нужны системы учета
Давайте подытожим — в этой статье я постарался объяснить, что такое учет, для чего он нужен, какие инструменты можно использовать для этого, зачем нужны CRM и ERP системы и какие выгоды сулит руководителю наличие таких систем в его деле. Так как сейчас существует огромное множество таких систем, надо как-то их упорядочить и взглянуть на них с точки зрения эффективности для вашего бизнеса. Поэтому в следующих статьях я постараюсь пробежаться по существующим программам на рынке.
