Об учете внутри организаций
Этим анекдотом с бородой я хотел показать, что Ваш учет рождается, прежде всего, в Вашей голове и что одной головы еще может быть мало!
Хочу поделиться своим опытом о том, как обычно происходит учет компаниях. Разумеется, не во всех, но во многих из тех, с кем я сталкивался. Дабы информация уложилась просто, статья будет в двух частях. В этой первой части расскажу, что такое учет, зачем он нужен, что обычно учитывают в России и какие инструменты нужны для учета.
Что есть учёт и зачем он нужен?
Учет в общем смысле — это хорошая и правильная привычка. Учет в частности — это возможность посмотреть, как идут дела, просто взглянув на какие-то показатели. И то и другое экономит время, позволяет рисковать там, где это надо и избежать риски там, где они совсем ни к чему. В СССР использовался учет на бумагах и до сих в некоторых организациях он такой и остался. Однако без учета на компьютерах сейчас уже трудно обойтись. И правы будут те, кто спросит, что вот у меня в кармане шиш и мне и так понятно, что у меня нет денег — так на фига мне вести этот учет? И правы будут те, кто каждый день заносит в программу информацию о том, сколько потратили и сколько пришло денег. Разница лишь в том, что при втором варианте есть возможность выследить, почему нет денег и прикинуть, что сделать, чтобы прибыли пошли вверх на основании отчетов, динамики и показателей. А первый вариант, скорее всего, так и останется при своем мнении без изменений в финансовом плане.
Учёт чего именно ведется в организациях?
В России (да и в мире) большинство компаний занимаются торговлей товарами или услугами. Компаний, которые занимаются производством, сейчас мало и те первые у них обычно и закупают. И в компаниях обычно ведется учет:
- Заказов, сделок, проектов, в которых есть смета (те самые товары и услуги);
- Участников (клиенты, плательщики, исполнители) заказов. По участникам заказов так же ведется учет — по клиентам, поставщикам, исполнителям и персоналу (в последних речь идет о начислении и выдачи заработной платы — это уже кадровый учет);
- Платежей (приходы и расходы по заказу);
- Документов (счета, накладные, акты и т.д.). Поскольку многие компании работают по безналичному расчету, то нужно вести учет документов. Это могут быть договоры с клиентами, приложения к этим договорам и/или счета. Когда заказ (сделка) закрывается (товар отгружен, услуга оказана), нужны закрывающие документы по заказу (для товаров — накладные, для услуг — акты);
- Складской учет — если есть свой склад (помещение, где хранятся товары), то ведется складской учет по части движения товаров — приход товара на склад от поставщика, перемещение товара между складами, отгрузка товара в заказ клиенту. Если своего склада нет, а есть продажа товаров «на лету», то схема немного другая. В этом случае клиент заказывает товаров на основании предоплаты. Данный товар закупается у поставщика и отгружается клиенту. И тут бывает важно отслеживать статус перемещения товара от точки А (поставщик) в точку Б (клиент);
- Отслеживание (трэкинг) товаров от поставщиков;
- Отчетов и показателей по всем вышеперечисленным учетам.
Разумеется, в каждом частном случае могут быть свои нюансы. Но в большинстве случаев учета всего вышеперечисленного как раз хватает многим компаниям, которые занимаются продажей товаров и услуг. Отдельным особняком стоят производственные компании — в них учет посложнее и дополнительно содержит в себе еще учет производства.
Какие есть инструменты для учёта?
Когда-то учётом выступала амбарная книга или рукописный журнал. Сейчас инструментом для учета является некая программа, у которой есть база данных (таблицы), в которую данные о заказах, клиентах, платежах, документах, товарах, услугах заносятся сотрудниками. И несмотря на то, что на рынке таких программ много, большинство из них ведет учет чего-то одного, но не всего того, что нужно. Так, например, существует много программ класса CRM, которые позволяют вести полноценный учет клиентов. И есть много программ, которые позволяют вести управленческий учет. Но почти нет программ, которые бы вели учет клиентов и управленческий учет одновременно. Поэтому часто используют не одну, а несколько программ. Так, для бухгалтерского и управленческого учета многие используют продукты 1С. Для учета клиентов — CRM системы различных разработчиков. Excel, Access так же являются инструментами, в которых можно вести учет.
Казус инструментов для учёта
На первый взгляд может показаться, что программирование — предмет единый и цельный. Но, как и все мы, программирование содержит в себе много противоречий, как только начинаешь смотреть на это с практической и прикладной точки зрения. Выясняется, что при наличии нескольких систем учета в компании, их нельзя просто так заточить под «одну гребенку» и сделать их работу единой. Оказывается, что на это нужно много денег! И вроде бы оно логично: есть пару инструментов и надо их объединить в один. Но тут же выясняется, что один с другим может и не дружить. И что для их связки надо писать третий! И при этом бизнес может только в самом начале пути и что там маячит впереди — об этом бизнес может даже не догадываться… Но, как я обещал, я не стану перегружать Вас обилием информации в одной статье. Для это будет вторая часть.
Резюме по статье
В этой статье я рассказал о том, что такое учет, зачем он нужен, что обычно учитывают в России и какие инструменты для этого используются. Во второй части статьи я расскажу, как именно ни используются и сколько стоят.
