О платформе. Данная страница посвящена описанию платформы «Простой Софт». Здесь вы найдете краткое описание таких полезных вещей, как установка платформы, работа с оборудованием, настройка прав доступа, поиск по данным, работа с документами и отчетами, выгрузка и импорт данных, рассылки email и sms, напоминания в системе, цветовыделения данных. В каждом разделе так же будет ссылка на более подробный разбор с примерами работы того или иного функционала платформы.

Создание конфигураций. Наша компания LA lab является официальным партнером разработчика Простой Софт и занимается созданием конфигураций баз данных под управлением платформы Простой Софт

Платформа «Простой Софт» — это десктопное windows-приложение с закрытым кодом от разработчика, которое использует технологии VB scripts и Transact SQL и через интерфейс позволяет работать с базами данных в форматах MS Access и MS SQL. Разработчик сделал упор на массовый рынок и разнес свою платформу на несколько программ, каждая из которых содержит типовую для определенного вида деятельности базу данных. Каждую из этих программ Вы сможете скачать и установить на странице разработчика.

  • Учет Клиентов — является программой-локомотивом, внутри которой лежит база данных по ведению заказов, продаж, контрагентов, событий с клиентами, документов и платежей.
  • Склад и Торговля — очередная программа-локомотив, внутри которой лежит база данныхпо ведению складского учета, позаказного производства, контрагентов, заказов, продаж, документов и платежей.
  • Учет Пациентов — программа, внутри которой находится база по учету посещений пациентов, приемов врачей, платежей, расписания приемов по кабинетам и врачам, диспансеризациями, сдачей анализов.
  • Учет Посетителей — программа, внутри которой находится база данных по учету посетителей и их платежей.
  • Учет Компьютеров — программа, внутри которой находится база данных по учету компьютерной и офисной техники в компании.
  • Архив документов — программа, внутри которой находится база данных по учета документов и документообороту компании.
  • Управление Проектами — программа, внутри которой находится база данных по планированию проектов и ведению учета расходов и приходов, платежей и документации по проектам.
  • Кулинарные рецепты — программа, внутри которой лежит база данных по учету рецептов и их составляющих на кухне, в баре, ресторане.

Несмотря на логичность такого подхода разнесения, мы видим в нем усложнение для конечных пользователей. По сути, все восемь вышеперечисленных программ — это одна и та же платформа, но с разными базами данных в исходниках. На наш взгляд гораздо проще воспринимать не множество программ, а один продукт, который может работать с разными базами данных (конфигурациями) для конечных пользователей.

База данных как основа. По сути, платформа Простой Софт — это интерфейс (оболочка) для управления данными в вашей базе. А сама база — это и есть конфигурация для работы конечных пользователей. По умолчанию при установке и запуске любой из программ (см список выше), Вам предлагается открыть демонстрационную версию базы данных соответствующей тематики, которая уже содержит таблицы, поля, демонстрационные данные и другие настройки.

Windows приложение. Все программы являются Windows-приложениями и работают как десктопные приложения под Windows. При желании, разумеется, можно запустить платформу под другими операционными системами (Linux и др), но в этом случае вам потребуются эмуляторы Windows, а они могут работать не всегда корректно и тут надо быть осторожными.

Форматы баз данных. Работа с базой данных MS Access подразумевает некоторые ограничения по количеству одновременных пользователей, работающих в программе, которые обращаются к базе. И если количество записей, которые одновременно вносят более 4-5 человек, большое, то рекомендуется базу данных MS Access перевести в формат MS SQL. Делается это довольно просто штатными средствами самой платформы, а качестве среды, в которой база будет преобразована из одного формата в другой, можно спокойно использовать бесплатную версию MS SQL редакции Express.

Установка платформы. Тут все просто — вы скачиваете актуальную версию платформы (в данном случае речь идет о базовой программе «Учет Клиентов»). Скачанный файл открываете и устанавливаете как обычную программу — процедура типовая. После установки на рабочем столе появляется ярлык программы «Учет Клиентов». При открытии вам будет предложены варианты — открыть демонстрационную базу данных, выбрать существующую базу данных или создать новую. Если вы откроете демонстрационную базу данных, то сразу увидите таблицы с демонстрационными данными — это и есть база данных.

Режим работы. В зависимости от Ваших задач платформа позволяет работать в двух режимах:

  • Одно-пользовательский режим, когда работает только один человек — программа при запуске не запрашивает логин и пароль, а автоматически открывается. Это режим несетевой версии.
  • Много-пользовательский режиме — это уже сетевая версия программы, которая позволяет одновременно работать в базе нескольким сотрудникам.

Тип базы данных при работе. По умолчанию демонстрационная база данных имеет формат Access. Однако в зависимости от задач, ее можно при помощи платформы переделать в формат SQL. В чем разница между Access и SQL?

  • Работа с базой данных в формате Access имеет свои ограничения. Так, если одновременно программой пользуются 3-5 человек и количество записей несколько сотен тысяч, то у вас будут тормоза.
  • Формат MS SQL — работает заметно быстрее под таких нагрузках. Однако, база данных в формате SQL подразумевает наличие некой среды, в которой это база будет работать — вам будет нужен SQL-сервер. А он, как правило, платный. Однако, есть версия SQL-Express, в которой база данных может весить несколько гигабайт и она бесплатная.

Варианты подключения к базе данных. Какие варианты подключения к базе данных в платформе Простой Софт есть? Их больше одного, что точно радует:

  • Работы в локальной сети — тут вам нужен один компьютер, который будет играть роль некого сервера и будет работать в рабочее время или 24 часа. Тогда на него Вы кладете Вашу базу данных, а остальные пользователи в локальной сети открывают на своих компьютерах платформу и подключаются к одной базе данных.
  • Работа через удаленный рабочий стол. Это вариант так же подразумевает наличие сервера. Только при таком раскладе на другие компьютеры не нужно устанавливать программу. Достаточно иметь ярлык программы на рабочем столе, который при запуске будет обращаться напрямую к базе данных на сервере и будет открывать программу на сервере, а пользователю лишь показывать интерфейс платформы.
  • Еще есть вариант работы по VPN каналу. Если у вас есть удаленный компьютер и нет возможности работать через сервер по ярлыку удаленного доступа, тогда удаленный компьютер через защищенное соединение (VPN канал) открывает доступ к нужной базе данных в вашей локальной сети в основном офисе.

Помощь в установке. Нет времени или возможности установить программу самостоятельно? Оповестите нас и  наши специалисты удаленно установят демо-версию на Ваш компьютер и проконсультируют по ее работе. Для этого Вам необходимо скачать и открыть программу удаленного доступа AnyDeskпосле сообщить нашему специалисту номер данного рабочего места, присвоенный программой и тогда наш специалист сможет помочь вам установить программу.

Резервное копирование. При установке программы по умолчанию в папке «Документы» создается папка Backups. В нее автоматически помещаются резервные копии базы данных. В случае неисправности базы данных можно восстановить из последней актуальной копии базу. Однако надо понимать, что все есть нюансы к процессу восстановления данных нужно подходить ответственно.

Три варианта копирования. По умолчанию в параметрах резервного копирования есть два варианта — делать копию при выходе из программы или задать промежуток времени (в минутах), при котором будет автоматически делаться копия. Третий вариант дорабатывается отдельно — это когда необходимо задать параметры создания резервной копии для каждого конкретного сотрудника отдельно.

Сколько копий? Количество файлов, которые можно создавать как копии базы, ограничено 10 000 штук. На практике достаточно делать от 20 до 100 штук. Если вы поставили число 20, то каждый 21-й файл перезаписывает 1-й. При этом важно понимать, что размер каждой копии равен размеру базы. И если ваша база весит 50 Мб и вы проставили 100 копий, то размер папки Backups со временем станет 5 Гб.

Типовые роли в системе. Существует три типовых роли для пользователей системы при работе в базе данных:

  • Администратор — может изменять параметры системы, работать с данными и совершать другие операции. Иными словами, может всё.
  • Пользователь — имеет ограничения и больше «заточен» на редактирование данных и просмотр информации. Имеет доступ к отчетам.
  • Гость — имеет права только для чтения данных. Например, руководитель может быть Гостем, так как ему достаточно только просматривать нужные отчеты и не более.

Ограничения типовых ролей. В системе есть возможность для ролей и пользователей внутри ролей сделать некие «тонкие» настройки. Так, любая таблица в базе данных имеет столбцы (вертикальные) и записи (горизонтальные строки). Кому-то нужно запретить редактировать только какие-то записи (строки) или видеть какие-то столбцы.  На уровне прав доступа в системе существует возможность настроить «горизонтальные» и «вертикальные» права, а именно:

  • Для групп пользователей есть возможность настроить вертикальную и горизонтальные права доступа.
  • Для конкретных пользователей есть возможность настроить права индивидуально — кто из сотрудников видит (не видит) какие таблицы, отчеты, формы / кто может или не может редактировать определенные записи и т.д.;

Дополнительные роли в системе. Так же в системе можно добавить свои роли и настроить их так, как это необходимо

Штатная история изменений. В системе есть штатная история изменений, которая включается галочкой в общих настройках.

При активной истории изменений, в системе автоматически появляется таблица, которая постоянно пополняется данными и содержит в себе поля:

  • кто (пользователь) сделал изменение;
  • когда (дата и время) сделано изменение,
  • в какой таблице сделано изменение;
  • какое значение (существующее) было поменяно;
  • на какое (новое значение) было поменяно.

Дополнительная история изменений. Так же в системе на уровне таблиц можно сделать дополнительную историю изменений — в каждой (или в каких-то конкретных) таблице добавить поля:

  • Когда добавили запись (по умолчанию текущее дата и время)
  • Кто добавил запись (по умолчанию текущий пользователь)
  • Когда изменена запись (текущий пользователь, кто изменил запись)
  • Кто изменил запись (текущее время изменения записи)

Таким образом, у нас по всем или каким-то конкретным таблицам можно получить статистику по изменениям в разрезе «период / пользователь»

Как вносить и менять данные. Работа с данными происходит в таблицах. Таблицы могут работать как в режиме таблицы (аналогично тому, как это происходит в excel), так и в режиме формы (формы могут быть как обычные по умолчанию, так и настроенные согласно редактору форм). По контекстному меню есть возможность делать каскадное обновление записей. Например, у вас в таблице есть 1000 записей, у которых одно поле (столбец) пустой, но ему надо проставить одно значение для всех записей:

Итоговые значения и цветовыделения. В таблице можно увидеть итоговые значения по данным — количество записей, средние значения, итоговые значения по суммам, штукам и т.д. При необходимости, можно воспользоваться цветовыделением — например, подсвечивать строки определенным цветом, если в заказа задолженность клиента больше нуля.

Дополнительные «фишки». В таблицах можно менять шрифт отображения данных. Причем шрифт в таблице может частично отличаться от шрифта в форме. Меняется размер шрифта, отображение данных (полей) в таблице и на форме. Есть возможность использовать инструмент видимости полей, подписей (за что какое поле отвечает). В полях можно настраивать маски, выводить ссылки с поля на сайт, email, фотографию, файл и т.д. На самом деле для изучения работы всех этих настроек потребуется не меньше недели. Поэтому наши специалисты записали отдельное несколько видео по настройкам платформы.

Быстрый Поиск. Прежде всего отметим, что в системе для поиска данных используются разные инструменты. Одним из них является быстрый поиск на панели инструментов — такой поиск доступен для любой таблицы и удобен тем, что можно быстро найти те данные, которые Вы ищите чаще всего. При этом, сам быстрый поиск имеет два режима работы:

  1. Вариант по умолчанию — ищет данные только с того поля, на котором сейчас находится курсор. Часто ищет только с первой буквы.
  2. Вариант настраиваемый — ищет с любой буквы и в любом поле. Но если полей в таблице больше десяти и нужно искать по каждому из них, то механизм не всегда работает корректно.

Расширенный поиск. На панели инструментов так же по кнопке доступен расширенный быстрый поиск в виде кнопки с биноклем. Лично мы при тестировании этим вариантом поиска пользуемся редко, хотя наверняка для кого именно он будет наиболее оптимальным.

Дерево данных. Вот это действительно полезный инструмент. Дерево выглядит в виде папок, по умолчанию находится слева на экране таблицы и может быть многоуровневым. Мы не проверяли максимальное количество уровней дерева, но с 4-5 уровнями дерево работает хорошо и часто этого более чем достаточно. Кроме всего прочего, дерево может настраиваться под определенные задачи для вывода информации в таблице, о чем стоит помнить — иногда это бывает очень полезно. Отображается дерево по кнопке «Дерево» на панели инструментов.

Фильтры данных. Система фильтрации доступна по кнопке «Фильтры» на панели инструментов. При этом есть панель управления самими фильтрами. И тут можно искать данные в данных, так сказать — использовать разные условия поиска, вычленяя только то, что необходимо. Очень удобный инструмент и мы часто видим, как наши заказчики пользуются им.

Календарь. С календарем все довольно просто — он находится в левом верхнем углу таблицы и отображается только, когда кнопка «Дерево» на панели инструментов активна, так как календарь слева является частью зоны, в которой располагается дерево данных. При нажатии на дату, она фиксируется в фильтрах (не важно, отображены они или нет).

И вот тут скрывается засада — если фильтры у вас скрыты, а дата календаря отжата, вы можете думать, что данные исчезли с экрана, хотя это не так — просто таблица показывает то те данные, которые соответствуют отжатой дате на календаре. Поэтому тут мы рекомендуем быть внимательными.

Группировка данных. В системе есть возможность не только искать данные, но сортировать и группировать их. Данным инструментом пользуются не часто, но само его наличие однозначно радует. Использовать его можно следующим образом — на шапке первого поля (название первого поля) кликните и удерживайте курсом, затем нажмите кнопку SHIFT и нажмите на шапку второго поля, затем на шапку третьего поля — данные сгруппируются от первого к третьему полю. Максимум тут можно задействовать три уровня.

Штатный импорт данных. На панели инструментов в каждой таблице по кнопке «Импорт» можно вывести диалоговое окно по загрузке нужных данных в базу из файлов формата excel, csv и др. Данный импорт отличается от импорта напрямую через Access.

Скорость импорта данных. Мы проверяли импортирование данных. Для примера была взята таблица excel, в которой было 800 тысяч записей. Сам импорт условно делится на две части — выгрузка данных во временную таблицу и выгрузка данных в уже существующую таблицу. Первая часть у нас заняли 4 часа. Вторая часть — еще 2 часа. Получается, что суммарно выгрузка 800 тысяч строк в таблицу заняло у нас 6 часов. Это не самый лучший показатель и для импорта больших массивов лучше использовать импорт напрямую через Access, так как он в разы быстрее.

Однако данные из 3-5 тысяч записей будут импортироваться довольно шустро  — порядка 2-5 минут. А этого вполне достаточно, чтобы перенести данных из существующих ecxel файлов организации в базу данных.

Штатный экспорт данных. На панели инструментов по кнопках экспорта в Word, Ecxel, CSV выводятся соответствующие диалоговые окна по выгрузке нужных данных в нужные форматы. При этом штатный импорт позволяет выгружать данные не только из основной, но из подчиненных таблиц.

Экспорт данных через шаблон. Штатный экспорт удобен, когда нужно экспортировать много данных, чтобы потом их «причесать». Для конкретных задач по выводу данных из, например, какого-то конкретного заказа, это не всегда хорошо выглядит. Поэтому можно создать свои шаблоны, разместив их по кнопкам на панели инструментов в соответствующих таблицах. И если нам необходима сводка по заказу, можно вывести сразу на печать данные согласно шаблону.

Email/SMS рассылка

  • Массовая e-mail/sms рассылка
  • Индивидуальная e-mail/sms рассылка
  • E-mail/sms рассылка, как инструмент системы напоминаний.
  • Ведение учета e-mail/sms рассылки внутри таблиц;
Окно E-mail рассылки с параметрами
Окно SMS-рассылки с параметрами

Напоминания. Диалоговое окно настройки напоминаний выводится по верхнему меню: «Сервис» — «Настройка напоминаний». Для вывода может использоваться как обычное окно, которое срабатывает в нужный момент, когда вы находитесь в системе (если вы вне системы, тогда получить такое уведомление не удастся), так и e-mail или sms уведомление (отбивка). Так же возможны более хитрые варианты — когда запускается определенная команда или процедура, которая выполняет то или иное необходимое действие.

В платформе «Простой Софт» есть возможность в любой таблице выделять цветом те или иные записи по тем или иным условиям. Самый простой пример — если клиент нам должен денег, то в таблице заказы или клиенты сумма его долга высвечивается красным. Второй пример — если наши заказы за сегодня, то все строки с заказами за сегодня зеленые.

Настройка цветовыделения для таблицы Заказы

Работа с шаблонами документов. При работе с шаблонами у пользователей есть возможность выводить на печать данные по заказам, документам в форматы Excel или Word. К сожалению, платформа не поддерживает вывод данных в пакет OpenOffice, хотя сейчас он довольно востребован. Для создания шаблонов не предусмотрен какой-то инструмент типа FastReport, поэтому шаблоны придется делать ручками. С другой стороны, в этом есть своя прелесть, так как ручками можно сделать ровно так, как хочешь видеть шаблон.

Какие шаблоны можно делать? В управленческом учете обычно востребованы такие шаблоны как КП, счет, акты и накладные, договора и приложения к ним,  товарные чеки, складские документы, отчеты для руководства, отчеты по начисленной и выданной заработной плате, заявка на работы, отчет по событиям и многие другие. Ниже мы приводим несколько примеров того, какими могут быть шаблоны документов.

Вывод шаблонов в PDF. К сожалению, штатные средства платформы не поддерживают вывод шаблоны в формат PDF. Для этого придется идти обходным путем. И наш взгляд наиболее оптимальным решением тут является программа Download PDF Printer, у которой есть как бесплатная, так и платная (с расширенным функционалом) версия.

Создание отчетов. В свое время мы считали, что пользоваться отчетами в системе — это очень круто! Но со временем пришли к выводу, что в том виде, в котором они есть, они полезны для пользователей, которые только знакомятся с системой. Их прелесть в том, что их может настроить под себя любой пользователь. И несмотря на то, что для каждого отчета мы просто создаем новую таблицу-представление нужных данных, надо сказать пару слов об инструменте отчетов. Отчет в системе создается в панели меню сверху по кнопке «Отчеты» — «Добавить отчет». После этого вы видите форму, в которой можно выбрать любую из таблиц в системе или написать формулу, которая будет объединять ряд данных из более чем одной таблицы для их вывода. Вывод информации по отчету возможен как на страничку браузера, так в Excel:

Оборудование для подключения. Платформа Простой Софт работает с различным оборудованием, которое необходимо для ведения деятельности компании. Платформа позволит Вам подключить и работать со следующими видами оборудования:

  • Сканеры штрих-кодов. Например, сканер Argox AS-8000 с USB интерфейсом или любой сканер с интерфейсом KBW или KBW/RS232.
  • Терминалы сбора данных. Например, Opticon Smart OPH-3000 и многие другие модели Opticon. 
  • Принтеры чеков. Например, Posiflex Aura 6800/7000/8000, Штрих-М.
  • Считыватели магнитных карт. Например, Posiflex MR-2100U-B-3 на 1-3 дорожки, USB.
  • Денежные ящики. Например, Posiflex CR-3100B.
  • Фискальные регистраторы. Например, Штрих-М ФРК, FPrint-11.
  • Принтеры этикеток. Например, Zebra LP2824 Plus, Godex.
  • Вэб-камеры.
  • Электронные весы.
  • Платежные терминалы.

Дополнительно. Подробнее о подключении оборудования вы можете посмотреть на страничке разработчика о работе оборудования с платформой.

Дизайн карточки. Настройки дизайна представлены для карточки записи и для таблицы. Тут не имеет смысл описывать сами настройки, так как только по ним можно сделать часовое видео с примерами. Скажем лишь, что большинство людей привыкли работать в карточках, а в любой карточке платформы Простой Софт есть некий дизайнерский инструмент, который позволяет отображать элементы так, как это необходимо лично вам. Минус тут только один — дизайн карточки един для всех пользователей. А вот дизайн таблицы может быть под каждого пользователя индивидуально.

Дизайн карточки Расхода
Дизайн карточки Заказа

Настройки системы. В платформе «Простой Софт» есть множество различных настроек — просто рай для тех, кто любит покопаться и настроить под себя почти всё, что можно.

Однако для обычных пользователей мы рекомендуем настроить программу под себя один раз, чтобы уже к этому не возвращаться. Это можно сделать самостоятельно или заказать такие настройки и обучение по ним за отдельный бюджет в нашей компании.

Прикладные решения. На базе платформы «Простой Софт» можно разрабатывать различные прикладные решения (конфигурации) под разные виды деятельности. Каждая такая конфигурация представляет собой базу данных в формате Access или MS SQL. Если у вас есть базы данных в формате Access, то при помощи платформы можно преобразовать ее в формат MS SQL.

Готовые прикладные решения. На сайте разработчика существует порядка 100 готовых конфигураций. Наша компания так же разработала ряд универсальных прикладных конфигураций.

Доработка прикладных решений под задачи. Практика показывает, что во многих случаях типовых конфигураций бывает недостаточно для ведения учета в организациях. Это и понятно, так как везде есть свои нюансы. Компания LA lab оказывает услуги по доработке готовых конфигураций под задачи Заказчиков, а так же ремонте и поддержки работы существующих конфигураций.

В этом разделе мы выкладываем полезные материалы по платформе «Простой Софт»

Документация по платформе:

Дополнительные ресурсы: