L.A. lab | Ситуация с учетом в компаниях (часть 1) | L.A. lab

Ситуация с учетом в компаниях (часть 1)

Приходит русский к еврею просить в долг рубль, еврей ему и говорит:
— Хорошо, я дам тебе рубль, но ты должен что-то под залог оставить.
— Да нет у меня ничего, что оставить-то?
— Да хотя бы топор!
— Ладно, бери….
— Слушай, мне ведь невыгодно тебе просто так рубль давать, давай, ты мне через год два рубля отдашь?
— Хорошо — отвечает русский. Взял он рубль, собирается уходить. Еврей его останавливает:
— Да, но ведь тебе сложно будет через год мне два рубля отдавать, ты мне сейчас рубль сразу отдай, тогда через год тебе будет легче!
И правда, подумал русский и отдал обратно рубль еврею. Выходит он от еврея и думает: Интересно, топора нет, рубля нет и еще
рубль остался должен, и вроде все правильно!!!

Этим анекдотом с бородой я хотел показать, что Ваш учет рождается, прежде всего, в Вашей голове и что одной головы еще может быть мало!

Хочу поделиться своим опытом о том, как обычно происходит учет компаниях. Разумеется, не во всех, но во многих из тех, с кем я сталкивался. Дабы информация уложилась просто, статья будет в двух частях. В этой первой части расскажу, что такое учет, зачем он нужен, что обычно учитывают в России и какие инструменты нужны для учета.

Что есть учет и зачем он нужен? Учет в общем смысле — это хорошая и правильная привычка. Учет в частности — это возможность посмотреть, как идут дела, просто взглянув на какие-то показатели. И то и другое экономит время, позволяет рисковать там, где это надо и избежать риски там, где они совсем ни к чему. В СССР использовался учет на бумагах и до сих в некоторых организациях он такой и остался. Однако без учета на компьютерах сейчас уже трудно обойтись. И правы будут те, кто спросит, что вот у меня в кармане шиш и мне и так понятно, что у меня нет денег — так на фига мне вести этот учет? И правы будут те, кто каждый день заносит в программу информацию о том, сколько потратили и сколько пришло денег. Разница лишь в том, что при втором варианте есть возможность выследить, почему нет денег и прикинуть, что сделать, чтобы прибыли пошли вверх на основании отчетов, динамики и показателей. А первый вариант, скорее всего, так и останется при своем мнении без изменений в финансовом плане.

Учет чего ведется в компаниях? В России (да и в мире) большинство компаний занимаются торговлей товарами или услугами. Компаний, которые занимаются производством, сейчас мало и те первые у них обычно и закупают. И в компаниях обычно ведется учет:

  • Заказов, сделок, проектов, в которых есть смета (те самые товары и услуги);
  • Участников (клиенты, плательщики, исполнители) заказов. По участникам заказов так же ведется учет — по клиентам, поставщикам, исполнителям и персоналу (в последних речь идет о начислении и выдачи заработной платы — это уже кадровый учет);
  • Платежей (приходы и расходы по заказу);
  • Документов (счета, накладные, акты и т.д.). Поскольку многие компании работают по безналичному расчету, то нужно вести учет документов. Это могут быть договоры с клиентами, приложения к этим договорам и/или счета. Когда заказ (сделка) закрывается (товар отгружен, услуга оказана), нужны закрывающие документы по заказу (для товаров — накладные, для услуг — акты);
  • Складской учет — если есть свой склад (помещение, где хранятся товары), то ведется складской учет по части движения товаров — приход товара на склад от поставщика, перемещение товара между складами, отгрузка товара в заказ клиенту. Если своего склада нет, а есть продажа товаров «на лету», то схема немного другая. В этом случае клиент заказывает товаров на основании предоплаты. Данный товар закупается у поставщика и отгружается клиенту. И тут бывает важно отслеживать статус перемещения товара от точки А (поставщик) в точку Б (клиент);
  • Отслеживание (трэкинг) товаров от поставщиков;
  • Отчетов и показателей по всем вышеперечисленным учетам.

Разумеется, в каждом частном случае могут быть свои нюансы. Но в большинстве случаев учета всего вышеперечисленного как раз хватает многим компаниям, которые занимаются продажей товаров и услуг. Отдельным особняком стоят производственные компании — в них учет посложнее и дополнительно содержит в себе еще учет производства.

Какие есть инструменты? Раньше учетом выступала амбарная книга или рукопискный журнал. Сейчас инструментом для учета  является некая программа, у которой есть база данных (таблицы), в которую данные о заказах, клиентах, платежах, документах, товарах, услугах заносятся сотрудниками. И несмотря на то, что на рынке таких программ много, большинство из них ведет учет чего-то одного, но не всего того, что нужно. Так, например, существует много программ класса CRM, которые позволяют вести полноценный учет клиентов. И есть много программ, которые позволяют вести управленческий учет. Но почти нет программ, которые бы вели учет клиентов и управленческий учет одновременно. Поэтому часто используют не одну, а несколько программ. Так, для бухгалтерского и управленческого учета многие используют продукты 1С. Для учета клиентов — CRM системы различных разработчиков. Excel, Access так же являются инструментами, в которых можно вести учет.

Казус инструментов. На первый взгляд может показаться, что программирование — предмет единый и цельный. Но, как и все мы, программирование содержит в себе много противоречий, как только начинаешь смотреть на это с практической и прикладной точки зрения. Выясняется, что при наличии нескольких систем учета в компании, их нельзя просто так заточить под «одну гребенку» и сделать их работу единой. Оказывается, что на это нужно много денег! И вроде бы оно логично: есть пару инструментов и надо их объединить в один. Но тут же выясняется, что один с другим может и не дружить. И что для их связки надо писать третий! И при этом бизнес может только в самом начале пути и что там маячит впереди — об этом бизнес может даже не догадываться… Но, как я обещал, я не стану перегружать Вас обилием информации в одной статье. Для это будет вторая часть.

Поведем итоги. В этой статье я рассказал о том, что такое учет, зачем он нужен, что обычно учитывают в России и какие инструменты для этого используются. Во второй части статьи я расскажу, как именно ни используются и сколько стоят.